TienDauRoi

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Teams đầy đủ: tạo nhóm, cuộc gọi, cuộc họp và hoạt động

Khánh Linh

Như các bạn đã biết,  bên cạnh công cụ Zoom Meeting còn nhiều hạn chế cũng như những vấn đề bảo mật thì Microsoft Teams là một ứng dụng có thể thay thế và cực kỳ nổi tiếng cho hội thảo, hội họp, đào tạo trực tuyến, học trực tuyến.

Microsoft Teams là nền tảng truyền thông hợp nhất kết hợp trò chuyện liên tục tại nơi làm việc, các cuộc họp video, lưu trữ tệp và tích hợp ứng dụng. Dịch vụ Microsoft Teams tích hợp với bộ công cụ văn phòng Office 365 của công ty và các tính năng mở rộng có thể tích hợp với các sản phẩm không phải của Microsoft. Và hơn cả là nó HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

Một số tính năng chính nổi bật của Teams để giúp tăng năng suất tổ chức của bạn như là:

Đăng Ký Tài Khoản Microsoft Teams

1, Đăng Ký

+ Truy cập vào địa chỉ https://teams.microsoft.com  bằng trình duyệt web, hoặc mở phần mềm Microsoft Teams trên các nền tảng Windows, Mac OS, Android, iOS.

Các bạn có thể tải phần mềm sau khi đăng ký thành công

+ Nhập tài khoản (Account): họ_và_tên@nc.edu.vn; mật khẩu (Password) và nhấn Đăng nhập (Sign in).

Lưu ý: Nếu trước kia các bạn từng có tài khoản Microsoft dạng Hotmail thì bạn cứ đăng nhập vào sử dụng luôn. Hoặc chưa có thì bắt buộc phải đăng ký từ đầu.

2, Đăng nhập

+ Truy cập vào được link ở trên đăng nhập tài khoản mà bạn đã tạo (đừng quên kích hoạt qua email đăng ký của bạn trước đó, kiểm tra spam email nếu chưa thấy email active)

+ Chọn nhóm đối tượng trước khi đăng nhập với mục đích chính, có 3 nhóm:

– Dành cho đối tượng Học Trực tuyến/Trường Học

– Dành cho đối tượng muốn Video call với gia đình/bạn bè

– Dành cho đối tượng phục vụ công việc (Work from home)

Tạo nhóm

Chọn Join or create a team. Đây là nơi bạn tạo nhóm của riêng mình hoặc khám phá các nhóm hiện có.

1. Chọn Create team để tạo nhóm mới.

2. Đặt tên cho nhóm và thêm mô tả ngắn nếu bạn muốn.

3. Theo mặc định, nhóm của bạn là Private, nghĩa là bạn sẽ phải thêm người hoặc nhóm bạn muốn vào nhóm.

4. Chọn Public nếu bạn muốn bất kỳ ai trong tổ chức có thể tìm và tham gia nhóm.

5. Thêm thành viên. Bạn có thể thêm người, nhóm hoặc thậm chí toàn bộ nhóm liên hệ.

Nếu bạn cần thêm người từ bên ngoài tổ chức của mình, hãy sử dụng địa chỉ email của họ để mời họ làm khách. Thêm tên hiển thị thân thiện cho họ.

6. Khi bạn hoàn tất việc thêm thành viên, hãy chọn Add rồi đến Close.

Lưu ý: Nếu bạn là quản trị viên toàn cầu, hãy cân nhắc tạo nhóm toàn diện tự động thêm mọi người trong tổ chức của bạn.

Tạo kênh

Theo mặc định, mọi nhóm đều có kênh General, một kênh tốt để sử dụng cho các thông báo và thông tin mà cả nhóm cần. Để thêm nhiều hơn:

1. Chọn More options bên cạnh tên nhóm.

2. Chọn Add chanel.

3. Nhập tên và mô tả cho kênh của bạn. Bạn có thể xây dựng một kênh xung quanh một chủ đề, dự án, tên bộ phận hoặc bất kỳ thứ gì bạn thích.

4. Chọn Automatically favorite this channel for the whole team. Nếu bạn muốn kênh này tự động hiển thị trong danh sách kênh của mọi người.

5. Chọn Add.

Tùy chỉnh và quản lý nhóm của bạn

1. Chọn More options bên cạnh tên nhóm.

2. Chọn Manage team để tìm Thành viên, Kênh, Cài đặt và Ứng dụng cho nhóm của bạn ở cùng một nơi.

3. Chọn Cài đặt  > Hình ảnh nhóm để thêm ảnh nhóm và cung cấp cho nhóm của bạn một số tính cách.

Cộng tác trong các nhóm và kênh

Trong Teams, các nhóm là các nhóm người được tập hợp lại cho công việc, dự án hoặc sở thích chung.

Các đội được tạo thành từ các kênh. Mỗi kênh được xây dựng xung quanh một chủ đề, như “Sự kiện nhóm”, tên bộ phận hoặc chỉ để giải trí. Kênh là nơi bạn tổ chức cuộc họp, trò chuyện và làm việc trên các tệp với nhau.

Các tab ở đầu mỗi liên kết kênh đến các tệp, ứng dụng và dịch vụ yêu thích của bạn.

Thêm tab

Chọn dấu cộng (+) bên cạnh các tab.

Ví dụ: Thêm Công cụ lập kế hoạch để tạo bảng dự án để theo dõi nhiệm vụ của nhóm.

Kênh yêu thích

Nếu bạn có nhiều kênh, hãy đánh dấu các kênh quan trọng làm kênh yêu thích để dễ tìm.

Để yêu thích một kênh, hãy chọn menu More chanels bên dưới danh sách kênh và chọn biểu tượng bắt đầu cho kênh bạn muốn yêu thích.

Để xóa mục ưa thích, hãy chọn ba dấu chấm bên cạnh tên kênh và chọn Remove favorite.

Làm việc với bài đăng và tin nhắn

Tạo và định dạng bài đăng để bắt đầu cuộc trò chuyện trong kênh.

– Gõ một tin nhắn.

– Chọn định dạng.

– Định dạng bài đăng của bạn bằng các tùy chọn sau:

– Chọn gửi.

 Bắt đầu cuộc trò chuyện, cuộc gọi và cuộc họp

Với tính năng trò chuyện, bạn có thể trò chuyện riêng tư hoặc nhóm không thuộc kênh của nhóm công khai. Và với các cuộc gọi, bạn có thể thực hiện cuộc gọi hoặc kiểm tra lịch sử hoặc thư thoại của mình.

Xem một cuộc trò chuyện

Chọn Chat và chọn cuộc trò chuyện trực tiếp hoặc nhóm từ danh sách trò chuyện.

Bắt đầu cuộc trò chuyện

– Chọn New chat để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.

– Nhập tên của người hoặc những người bạn muốn liên hệ.

– Chọn mũi tên xuống để thêm tên vào nhóm trò chuyện của bạn.

Thực hiện cuộc gọi video và âm thanh từ cuộc trò chuyện

Chọn Video call hoặc Audio call để gọi cho ai đó trực tiếp từ cuộc trò chuyện.

Sử dụng gần đây và yêu thích

Ở phía bên trái của ứng dụng, bạn sẽ thấy các cuộc trò chuyện Gần đây của mình cũng như Mục yêu thích.

Di chuột qua cuộc hội thoại, chọn ba dấu chấm, sau đó chọn Mục ưa thích để giữ cuộc trò chuyện của bạn trong danh sách Mục yêu thích.

Quản lý nguồn cấp dữ liệu hoạt động của bạn

– Chọn nút Activity để xem nguồn cấp dữ liệu Activity feed, tóm tắt mọi thứ đã xảy ra trong các kênh nhóm bạn theo dõi.

– Chọn biểu tượng Filter.

– Trong menu bật lên, chọn loại thông báo bạn muốn xem.

– Chọn X để đóng bộ lọc.

Để biết nguồn cấp dữ liệu cụ thể hơn, hãy chuyển đến menu Nguồn cấp dữ liệu và chọn Hoạt động của tôi. Bạn sẽ thấy danh sách mọi thứ bạn đã làm gần đây trong Microsoft Teams.